Venner Oy – Yleinen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Venner Oy (”Venner” tai ”me”) käsittelee toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi keräämme analytiikkatietoa verkkosivujemme kävijöistä. Henkilöasiakkaiden lisäksi Vennerillä on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen. Vennerille on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä. Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Vennerin rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

2. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot: Venner Oy 2911951-5 PL 3, 00350 Helsinki emilia(a)venner.fi www.venner.fi Rekisteristä vastaava henkilö: Vennerin tietosuojavastaava 2911951-5 PL 3, 00350 Helsinki emilia(a)venner.fi www.venner.fi

3. Kerätyt tiedot

a. Venner.fi sivustolla: verkkokaupassa ja Vennerin Keittiössä -palvelussa:

Asiakkaat ja markkinointikontaktit Etu- ja sukunimi Titteli tai ammattinimike (mikäli yhteistyökumppani) Yhteystiedot Asiakasryhmä (esim. toimittajat, kohderyhmät, yhteistyökumppanit) Suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset, kiellot tai muut tiedot tai annetut lisätiedot Verkkosivut IP-osoite URL-reitti sivustolla Vierailun ajankohta Selaintyyppi ja -versio Laitetyyppi Verkkosivulta uutiskirjeen tilanneen nimi ja sähköpostiosoite Sivuilla hyödynnetään lisäksi evästeitä. Käytämme verkkosivuillamme kolmannen osapuolen analytiikkatyökaluja, jotka keräävät anonymisoitua tietoa mm. sivulatauksista ja -vierailuista. Nämä työkalut saattavat ladata kävijän laitteelle evästeitä. Käytetyt työkalut ja niiden tallentamat tiedot: – Google Analytics – Hotjar Google Analytics tallentaa sivujen vierailut ja niissä ennalta määritellyt tapahtumat (event). Käyttäjään liittyviä tallennettuja tietoja ovat edellä mainitut. Lisätietoa Google Analyticsin tietosuojasta:

https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi

Hotjar luo joistakin verkkosivujen vierailuista anonymisoituja nauhoitteita, jotka tallennetaan edellä mainittujen tietojen lisäksi. Lisätietoa Hotjarin tietosuojasta:

https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy

Käytämme sivustolla myös Stripe-palvelua Vennerin Keittiössä -palvelun tilausmaksuja varten. Käytämme Paytrail-palvelua verkkokaupan ostoja varten. Stripe-palvelulle välittyy sivustolta käyttäjän sähköpostiosoite sekä tilauksen tuote tai palvelu. Muut tiedot kerää Stripe-palvelu. Paytrail-palveluun välitetään Venneriltä ainoastaan ostoskorin id-tunniste ja ostettujen tuotteiden tiedot. Venner lisää käyttäjän etu- ja sukunimen sekä sähköpostin Mailchimp-palveluun, mikäli henkilö antaa siihen luvan.

Mailchimpin tietojen käsittelystä.

b. Venner- sesonkiruokalaatikoiden Uniqore -tilausjärjestelmässä kerätyt tiedot:

Venner-sesonkiruokalaatikot lahjaksi henkilöstölle tai sidosryhmille toimitetaan tilausjärjestelmän kautta. Tilausjärjestelmä on toteutettu yhteistyössä Sofokus Oy:n kanssa. Tässä tilausjärjestelmässä kerätään asiakkailta toimituksen kannalta oleelliset tiedot. Maksukortilla tapahtuvat ostotilaukset hallinnoidaan Stripen kautta. Airtablessa säilytettävät tiedot ovat seuraavat: Kampanjaverkkopalveluun tallennettavan yrityksen edustajan tilaajatiedot, yrityksen toimipisteen osoitetiedot, yrityksen laskutustiedot, tilausmäärä, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Yritykseen liitetyn lahjakortin lunastaja-asiakkaan tiedot kampanjatuotteen toimitusta varten: lahjakortin lunastamiseen tarvittava sähköpostiosoite sekä mahdollisen Venner-sesonkiruokalaatikon vaihtoehdon ja toimituspäivän valinta sekä nimi-, puhelinnumero ja -osoitetiedot. Lisäksi Venner pyytää asiakaspalautetta järjestelmän kautta. Tietoja käsitellään Uniqoressa seuraaviin tarkoituksiin: kehitystöihin liittyvä tietojentallennus, katselu, poisto ja verkkopalvelukehitykseen liittyvät konsultointitehtävät. Rekisterinpitäjän Käsittelijältä tilaamat manuaaliset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi ja tietosuoja-asetuksen huomioimiseksi. Toimitustiedot toimitetaan Uniqoresta Venner-laatikoiden logistiikasta vastaavan Collico Oy:n ajotietojärjestelmään. Collico säilyttää tietojasi asianmukaisesti suojattuna alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään pääasiassa vain sähköisinä tietoina ja tiedot ovat heidän sisäisessä järjestelmässä tallennettuina. Collico käyttää teknisiä tietoturvakeinoja tietojen suojaamiseksi. Lue lisää Collicon tietojen käsittelystä:

https://collico.fi/tietosuojaseloste/ Collico hankkii myös kuljetuspalveluja Schenkeriltä oman kuljetusalueensa ulkopuolisiin kuljetuksiin, lue Schenkerin tietosuojasta lisää täältä: https://www.dbschenker.com/fi-fi/meta/tietosuojakaeytaentoe Vennerillä on Airtablen kanssa tehty erillinen tietojenkäsittelysopimus, DPA, joka turvaa GDPR:n mukaisen tietosuojan. Lue lisää Airtablen tietojenkäsittelystä:
https://airtable.com/privacy sekä Stripen tietojen käsittelystä:
https://stripe.com/en-fi/privacy.

c. Kerätyt asiakastoimitustiedot yhteistyökumppaniemme kautta:

Yhteistyömuodoista riippuen Vennerin yhteistyökumppaneina toimivat seuraavat tahot, jotka määrittävät Venner-ruokalaatikon saavat asiakkaat heidän elämäntilanteensa perusteella: Hope ry, MLL, Ensi- ja turvakotien liitto, Marttaliitto (joka toimii yhteistyössä kuntien ja kirkon diakonian kanssa), kunnat, seurakunnat. Venner-ruokalaatikot organisoidaan yllä olevien tahojen toimesta: asiakasperheelle seuraavilla tavoilla 1) yhteistyökumppani pyytää asianomaiselta perheeltä sähköpostilla luvan, että heidän yhteystietonsa saa välittää Venner Oy:lle ja Venner-laatikoiden toimitukseen liittyvää logistiikkaa varten salattuna 2) laatikot toimitetaan toimipisteelle ja perheet hakevat ne sieltä tai yhteistyökumppani toimittaa ne itse perheille.

Kun asiakkailta kerätään tietoja, tietosuoja huomioidaan seuraavilla tavoilla: Asiakkaan tiedot Venner Oy:lle välittävä taho kysyy asiakkaalta kirjallisen luvan osoitetietojen välittämistä varten kotiinkuljetuksen onnistumiseksi. Asiakkailta kerätään vain toimituksen kannalta tarpeellinen tieto: nimitiedot sekä yhteystiedot, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite viestintää varten. Nimet kerännyt taho toimittaa asiakaslistan sähköpostilla Venner Oy:lle salattuna, ja tiedot ladataan logistiikkayhtiö Collico Oy:n portaaliin (https://collico.fi/tietosuojaseloste/), jotta ajosuunnitelmat sekä kuljetukset voidaan järjestää. Asiakaslistat poistetaan sähköpostista toimituksen jälkeen, kun Venner-laatikot ovat todistetusti tulleet toimitetuksi lähetettyjen asiakaslistojen mukaisille henkilöille ja niin, että mahdolliset toimitusvirheet ovat tulleet ilmi. Tästä huolehtii jokainen listan välittämiseen osallistuva tahollaan. Asiakaslistat säilytetään salasanalla suojattuina lukitulla Venner Oy:n omistamalla tietokoneella max. 2kk ajan toimituksen jälkeen.

4. Keneltä saamme henkilötiedot?

Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä. Venner-ruokalaatikoiden asiakastoimituksiin tarvittavat tiedot saamme luvan tietojen hallintaan myös asiakkaalta.

5. Tietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan lisäksi käyttää seuraaviin muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin: Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen Henkilötietoja voidaan käyttää digitaalisiin palveluihin rekisteröityessä tai erilaisiin suostumuksiin ja sopimuksien hallintaan. Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen Henkilötietoja käytetään Venner Oy:n ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan ja hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä viestintään. Jos otat meihin yhteyttä, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn. Suoramarkkinointitarkoituksiin Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen, voimme lähettää sinulle tiedotteita Vennerin toiminnasta ja tapahtumista sekä muita suoramarkkinointimateriaaleja. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

6. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Saatamme käsitellä henkilötietoja järjestelmissä, jotka siirtävät tietoja Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi, takaamme sopimuskäytäntöjemme (esimerkiksi Euroopan komission mallilausekkeet henkilötietojen siirtämisestä kolmansiin maihin) tai muiden toimenpiteiden avulla riittävän tietosuojan tason henkilötiedoillesi.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Voimme luovuttaa tietoja poikkeustapauksessa tahoille, joiden kanssa meillä on voimassaolevat sopimukset, joiden mukaisesti tahot sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja. Muutoin emme luovuta henkilötietojasi Vennerin organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita: Oikeudellisista syistä Voimme luovuttaa henkilötietoja Vennerin organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Vennerin tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Valtuutetuille palveluntarjoajille Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja. Nimenomaisella suostumuksellasi Voimme luovuttaa henkilötietoja Vennerin organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Venner käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi. Oikeus vaatia tiedon poistamista Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle. Oikeuksien käyttäminen Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Vennerille postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

10. Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi. Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Vennerin henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

+358 44 988 6181

© Venner Oy 2021

Tietosuoja | Käyttöehdot